On connaît tous cette situation : une visite se passe bien, le logement vous plaît, et là arrive la question fatidique du dossier. Que faut-il vraiment fournir ? Peut-on refuser certains documents ? Et surtout, que faire quand un propriétaire demande des pièces qui n’ont rien à faire là ? Entre la pression de décrocher l’appartement et la méconnaissance de ses droits, beaucoup de candidats surenchérissent inutilement. Voici ce que dit vraiment la loi, sans ambiguïté.

Ce que dit la loi : le décret qui encadre tout

Contrairement à ce que certains propriétaires semblent croire, la liste des documents qu’ils peuvent demander n’est pas laissée à leur discrétion. C’est le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015, pris en application de la loi Alur et codifié à l’article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989, qui fixe une liste limitative et exhaustive. Ce texte est toujours pleinement applicable en 2026.

Ce qu’il faut comprendre, c’est que la logique est inversée par rapport à l’usage courant. Ce n’est pas que certains documents sont « interdits » et le reste autorisé. C’est l’inverse : seuls les documents figurant dans cette liste peuvent être exigés. Tout le reste est donc formellement prohibé, qu’il s’agisse d’une pratique courante dans le quartier ou d’une demande « gentiment formulée ». Beaucoup de bailleurs, y compris des professionnels, l’ignorent encore.

Les pièces d’identité et de domicile acceptées

Le bailleur ne peut exiger qu’une seule pièce justificative par catégorie pour l’identité et le domicile. Pas deux, pas trois : une. Pour l’identité, les documents acceptés sont ceux comportant obligatoirement une photographie et une signature : carte nationale d’identité (française ou étrangère), passeport, permis de conduire, carte de séjour temporaire, carte de résident ou carte de ressortissant de l’Union européenne.

Pour le justificatif de domicile, la situation du candidat détermine le document pertinent. Voici un tableau récapitulatif pour s’y retrouver :

Situation professionnelle : quels documents selon votre statut

Le justificatif d’activité professionnelle varie selon le profil du candidat. Le décret reconnaît des situations très différentes, et il serait réducteur de n’envisager que le cas du salarié en CDI. Voici ce que chaque profil peut fournir :

• Salarié (CDI ou CDD) : contrat de travail ou attestation de l’employeur mentionnant le poste, la rémunération et la date d’entrée en fonction
• Travailleur indépendant ou chef d’entreprise : extrait Kbis ou D1 de moins de trois mois, ou fiche d’immatriculation au Registre national des entreprises
• Profession libérale : copie de la carte professionnelle ou certificat d’identification de l’INSEE
• Auto-entrepreneur : fiche d’immatriculation au RNE de moins de trois mois
• Étudiant : carte étudiante ou certificat de scolarité pour l’année en cours
• Demandeur d’emploi : attestation France Travail précisant le montant de l’allocation perçue

Un point souvent ignoré mérite d’être souligné : la loi interdit explicitement d’exiger plus de deux bilans comptables auprès d’un travailleur indépendant. Certains propriétaires en demandent trois ou quatre. C’est illégal.

Les justificatifs de ressources : ni trop, ni n’importe lesquels

Les revenus constituent le coeur du dossier, et c’est là que les abus sont les plus fréquents. Le décret autorise notamment les trois derniers bulletins de salaire, le dernier ou avant-dernier avis d’imposition, les justificatifs de versement d’indemnités, retraites, pensions ou prestations sociales des trois derniers mois, ainsi que l’attestation de simulation des aides au logement établie par la CAF ou la MSA.

Vient ensuite le sujet qui fâche : la règle des « trois fois le loyer ». Elle est partout, dans les annonces, dans les agences, dans les esprits. Pourtant, elle n’a aucune base légale. Aucun texte ne l’impose. C’est une pratique de marché, une convention tacite qui s’est imposée sans jamais être codifiée. Dans les faits, un candidat aux revenus légèrement inférieurs à ce seuil peut tout à fait présenter un dossier solide et solvable. Refuser un locataire sur ce seul critère relève d’une décision arbitraire, pas d’une obligation juridique.

Le dossier du garant : ce qu’il doit (et ne doit pas) fournir

Un garant personne physique est soumis aux exactement mêmes règles que le locataire : une pièce d’identité, un justificatif de domicile, un justificatif de situation professionnelle et des justificatifs de ressources. Ni plus, ni moins. Le cadre légal s’applique sans exception, y compris pour le garant. Une pratique utile à connaître : la plateforme DossierFacile, proposée par l’État, permet de constituer un dossier numérique certifié et sécurisé, aussi bien pour le locataire que pour son garant.

La situation est en revanche différente pour un garant personne morale. Des dispositifs comme Visale (Action Logement) ou des garanties bancaires suivent leur propre cadre contractuel et réglementaire. Le propriétaire ne peut pas traiter un garant institutionnel comme un garant physique et lui réclamer les mêmes documents personnels.

Les documents formellement interdits

Voici ce qu’un propriétaire n’a absolument pas le droit de vous demander, quelles que soient les circonstances. La liste est précise, et chacun de ces documents relève soit de l’atteinte à la vie privée, soit d’une pratique abusive sans fondement légal :

• Relevés de compte bancaire ou attestation de bonne tenue de compte
• Autorisation de prélèvement automatique
• Relevé d’identité bancaire (RIB) avant la signature du bail
• Carte Vitale, carnet de santé ou dossier médical
• Extrait de casier judiciaire
• Contrat de mariage, jugement de divorce ou certificat de PACS
• Photographie d’identité non intégrée à une pièce officielle
• Plus de deux bilans comptables pour un indépendant
• Chèque de réservation ou toute somme d’argent avant la signature du bail

Signer un chèque avant le bail ? Illégal. Point. Et ce n’est pas sans conséquences pour le bailleur fautif : un propriétaire particulier qui exige un document interdit s’expose à une amende pouvant atteindre 3 000 euros, et un professionnel à 15 000 euros, avec en prime un risque d’interdiction d’exercer la gestion locative. En cas de demande abusive, vous êtes en droit de refuser, de citer le décret, et si nécessaire, de saisir le préfet qui dispose de deux mois pour statuer.

Mettre toutes les chances de son côté sans se mettre en danger

Un dossier bien présenté fait la différence, surtout dans les villes où la concurrence est forte. Quelques règles simples : scannez vos documents en haute résolution, nommez vos fichiers de façon lisible, et présentez les pièces dans un ordre logique (identité, domicile, activité, revenus). La plateforme DossierFacile du gouvernement permet de centraliser tout cela et d’obtenir un label de confiance qui rassure les propriétaires sans vous forcer à surenchérir.

Pour les profils dits « atypiques », le sujet mérite une attention particulière. Un freelance avec deux ans d’activité régulière, un salarié en CDD renouvelé plusieurs fois ou un expatrié de retour en France peuvent légitimement compenser l’absence de CDI par d’autres preuves : attestation de revenus établie par un expert-comptable, relevé de compte d’épargne (fourni volontairement, jamais imposé), ou lettre de motivation concise qui pose clairement la situation. Rien n’oblige à se justifier au-delà du cadre légal, mais rien n’interdit non plus de rassurer intelligemment.

Un bon dossier, ça ne se construit pas la veille : ça se prépare comme une candidature.